Propuesta de actualización de la Política Institucional de Gestión Documental y Archivo, en el Archivo Central de Agrocalidad

Abstract

La normativa de devolución de expedientes de la Agencia de Regulación y Control Fito y Zoosanitario, emitida en 2015, necesita una actualización debido a cambios normativos y tecnológicos recientes. La falta de una normativa adecuada para los expedientes de propiedad del cliente ha causado desfases con el marco legal archivístico vigente y ha limitado la capacidad de la Agencia para implementar procesos estandarizados y herramientas tecnológicas modernas, evitando así la acumulación de documentos. Esta situación ha resultado en una proliferación de documentos desorganizados y dificultades en la recuperación de información, incrementando el riesgo de pérdida de documentos críticos. La hipótesis central de la propuesta surge de la evaluación de la norma actual, que no cubre adecuadamente aspectos como la gestión electrónica de documentos, la preservación digital y la seguridad de la información. Además, se identificaron deficiencias en la capacitación del personal en temas de gestión documental y archivo. La actualización de la normativa busca mejorar las instrucciones y la visión sobre la gestión y conservación de documentos en la Agencia. El objetivo general es crear un marco legal que regule el orden, control y trazabilidad de la información contenida en los expedientes susceptibles de devolución, formando parte de la política actualizada y un sistema de gestión documental eficiente. Los objetivos específicos incluyen la capacitación del personal, la revisión de procesos de archivo, la identificación de documentos críticos y la promoción de buenas prácticas. Este estudio utilizó una metodología descriptiva que abarca la revisión de normativas, la consulta con expertos, la capacitación del personal y la identificación de documentos para implementar un sistema de gestión documental adecuado. Se enfatiza la necesidad de seguimiento y evaluación continuos para asegurar la efectividad de la política actualizada.